A administração moderna de empresas e suas ferramentas

Apesar da tarefa de administrar uma empresa ser complexa e implicar muitas responsabilidades, com o decorrer dos anos, profissionais experientes desenvolveram ferramentas, técnicas e estratégias de gestão. Elas têm o objetivo de tornar simplificar a tomada de decisões e todos os processos envolvidos na função de gerenciamento de um negócio.

Seja qual for o momento em que a sua empresa se encontra, há uma técnica de administração específica para qualificar o desempenho e contribuir para a concretização do seu planejamento estratégico. Ao gestor, cabe escolher aquela que mais combina com o objetivo definido.

Toda empresa bem administrada precisa se basear em um planejamento estratégico para definir as ações e iniciativas que colocará em prática para que o negócio prospere.

E para se chegar à construção deste plano, com o objetivo de modelar os processos da empresa para atingir seus objetivos organizacionais, uma série de ferramentas estratégicas para empresas são usadas.

Veja como usar 9 delas, começando pelas mais estratégicas e indo em direção das mais táticas.

1. Análise de Swot

Análise de Swot ou como também é conhecida, FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), é uma das técnicas de administração mais utilizadas da atualidade. Comumente utilizada para explorar os mais diversos aspectos relacionados a um produto ou serviço. Também ajuda a definir os seus diferenciais competitivos diante do mercado e também a encontrar e corrigir todo o tipo de falha que possa vir a ameaçar o negócio a curto, médio ou longo prazo.

A técnica de administração Análise de Swot consiste em encontrar os pontos fortes e fracos da empresa através do simples raciocínio:

Forças – Destacar as características onde a empresa apresente vantagem competitiva, tais como seus pontos fortes sobre os seus concorrentes.

Fraquezas – Destacar todas as características da empresa que apresentem falhas, problemas ou vulnerabilidades que a possam colocar em risco e comprometer seus resultados.

Oportunidades – Explorar qualquer aspecto da empresa se mostre promissor e abra portas para novas oportunidades futuras.

Ameaças – Analisar qualquer tendencia ou comportamento do mercado ou concorrência que possa apresentar riscos para a empresa em um determinado período.

2. Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta de administração muito utilizada para definir prioridades na hora de solucionar problemas dentro de uma empresa. Funciona de forma simples e objetiva, organizando os itens em ordem de ocorrência. Conforme um item (problema) se repete com mais frequência no diagrama, ele se destaca como “prioritário” na lista de problemas que estão afetando o desempenho da empresa e tem prioridade em ser solucionado.

O Diagrama de Pareto também é muito utilizado para apontar os aspectos da empresa que precisam ser fortalecidos e necessitam de mais aplicação de recursos, sejam produtos ou processos internos.

3. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act) está mais para uma estratégia do que uma ferramenta de gestão, e pode ser definido da seguinte forma:

Planejamento (Plan) – Na primeira etapa, é preciso traçar as metas e objetivos da empresa para que o planejamento seja todo estruturado em cima dos resultados almejados.

Execução (Do) – Na segunda etapa, o planejamento é colocado em prática. Mas todos os dados do processo precisam ser mapeados para que as próximas duas etapas sejam concluídas com perfeição.

Verificação (Check) – Na terceira etapa, os resultados obtidos através do planejamento e execução são analisados minuciosamente. Verificando se houveram diferenças perceptíveis provenientes das duas primeiras etapas do ciclo PDCA ou se houveram desvios na qualidade do produto ou serviço em questão.

Ação (Act) – na etapa final, as medidas corretivas necessárias são tomadas para reparar as causas dos desvios na qualidade ou dos resultados negativos.

4. Diagrama de Ishikawa

Diagrama de Ishikawa, Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, seja como você prefira chamar, é uma ferramenta de administração utilizada para analisar e identificar não somente os problemas dentro de uma empresa, mas também a raiz de suas causas.

O termo “Espinha de Peixe” se popularizou por causa da forma como o Diagrama de Ishikawa é montado. Uma linha horizontal que representa um determinado problema e diversas linhas verticais que representam as possíveis causas do problemas, o desenho assemelha-se a uma espinha de peixe.

É uma forma de visualizar problemas e suas raízes de maneira simplificada, geralmente utilizado para aprimorar os principais aspectos associados ao controle de qualidade dentro de uma empresa.

5. KPI

KPI é a abreviação de Key Performance Indicators, em outras palavras, é uma ferramenta de gestão indicadora de desempenho. Mais especificamente, são métricas utilizadas para mensurar o desempenho da empresa em um determinado critério relevante. O gestor precisa ter pleno conhecimento a respeito da performance de cada setor dentro de sua empresa, para que possa efetuar uma gestão eficiente.

Esta ferramenta é muito utilizada para avaliar a viabilidade de um projeto através de seu desempenho. Afinal, se ele não apresenta bons resultados por um determinado período, ou se ele sequer se demonstre promissor para a empresa de alguma forma, automaticamente não é viável continuar aplicando recursos.

6. Modelo de negócios Canvas

Tanto para pensar em novos negócios como para reestruturar os já existentes, o modelo de negócios canvas se trata de um quadro com 9 campos onde se deve preencher detalhes importantes sobre diversos fatores estratégicos da empresa, são eles:

• Oferta de valor
• Relacionamento com clientes
• Canais
• Segmentos de clientes
• Receitas
• Custos
• Parceiros chave
• Atividades chave
• Recursos chave

A ideia é que ao fazer isso de forma organizada e próxima, neste quadro, as interrelações entre cada campo fiquem claras e seja mais fácil fazer um planejamento integrado e completo.

7. 5W2H: 7 perguntas para definir um plano de ação

Digamos que depois de usar as duas ferramentas estratégicas para empresas, descritas acima, você decida partir para a ação e montar um plano de tarefas.

Como você vai fazer isso? Que tipo de informação usar?

Para resolver este problema, basta responder 7 perguntas que estão contidas na sigla 5W2H:

• What? = O quê?
• When? = Quando?
• Who? = Quem?
• Where? =Onde?
• Why? = Por quê?
• How? = Como?
• How much? = Quanto custa?

Assim, se a tarefa a ser executada for bem descrita, as pessoas saberão o que fazer.

Além disso, é preciso especificar prazos, preferencialmente com um cronograma.

Em seguida, indique os responsáveis pelas tarefas, quem pode ajudá-los e quem são os líderes, supervisores etc.

Defina também onde as coisas acontecerão, se há um local específico para a execução, onde serão feitas as reuniões e entregas.

Por que estamos fazendo isso? Entender os motivos dá sentido e relevância a um projeto.

Existe alguma tecnologia, metodologia ou procedimento específico a ser empregado neste plano? Defina as bases de como as coisas devem ser feitas.

Por fim, é importante controlar os custos e gastos, definir verbas e desenvolver um orçamento.

8. Six Sigma

Você definiu um plano de ação, mas como executar isso com qualidade? Na verdade, a metodologia Six Sigma é usada para que os resultados das atividades da empresa atinjam altos níveis de qualidade, entregando produtos e serviços com o mínimo de falhas e erros.

Para isso, existem 5 etapas:

Definir: o que é importante que seja realmente bem feito para a empresa.

Mensurar: os resultados dos processos e de suas etapas.

Analisar: esses dados em busca dos motivos que possam estar levando a resultados abaixo da qualidade desejada.

Melhorar: os processos implementando soluções que não apenas corrijam os erros, mas que previnam e evitem que eles ocorram novamente.

Controlar: verificar se as medidas adotadas estão surtindo os efeitos desejados e se não é possível aumentar ainda mais a qualidade, melhorando cada vez mais os processos.

Ainda temos mais uma das ferramentas estratégicas para empresas para você conhecer e usar:

9. 5S

O programa 5S de qualidade tem esse nome inspirado em 5 palavras em japonês que podem ajudar muito sua empresa a manter os processos em ordem e a atingir excelentes resultados:

Seiri = Utilização: separe o que é necessário do que não é necessário para o seu trabalho.

Seiton = Arrumação: tudo tem um lugar certo onde deve ser mantido.

Seiso = Limpeza: mantenha o ambiente limpo e saudável, agradável para se trabalhar.

Seiketsu = Padronização: regras são a melhor forma de conseguir manter tudo limpo e arrumado.

Shitsuke = Disciplina: se todos se comprometerem com as regras, elas se tornam hábitos e são seguidas naturalmente e sem esforço.

Estas são 9 ferramentas estratégicas para empresas que querem manter seus processos de negócios sempre eficientes e eficazes.

Um dos primeiros passos é fazer uma avaliação sobre a função, a missão e as ações da empresa no atual momento; quem são as pessoas envolvidas, em todos os sentidos e ocupações.

É preciso que se faça uma análise profunda sobre o que ela é e o que significa para o mercado e sobre o modo como ela atinge seus objetivos finais. Para tanto, muitas perguntas que devem ser feitas e debatidas, para que realmente tenham validade e sejam vistas como verdade por todo um corpo funcional.

É necessário tratar com seriedade e responsabilidade os pilares fundamentais sobre administração empresarial. Organizar, Planejar, Executar e Controlar são premissas básicas para o fortalecimento estrutural das empresas.

Dominar completamente as bases de operações é o que realmente abre novos caminhos e oportunidades para que sejam desenvolvidas novas vertentes de melhorias.

É preciso que se trabalhe muito forte sobre fatores que realmente tragam resultados. Seus efeitos podem transformar as empresas em novas empresas, no sentido inovador de negócios, com capacidade de firmamento no mercado, de modo a prospectar com segurança os rumos de seu desenvolvimento. Alguns desses itens são:

· Trabalhar as pessoas, todas.

· Integrar Tecnologias.

· Aprimorar os métodos.

· Quebrar paradigmas de isolamento.

· Entre outros.

O auxilio obtido por meio de profissionais internos ou externos é um dos principais fatores que irão nortear esse caminho, pois as empresas somente crescem, se desenvolvem e se tornam empresas inteligentes e inovadoras através das pessoas.

A cultura de novas ideias e o respeito às múltiplas visões tornam-se ferramentas muito poderosas. São as pessoas que irão operacionalizar todo o conjunto tecnológico e buscar novas soluções às necessidades da empresa e do mercado.

O que achou das ferramentas de administração citadas no post de hoje? Acredita que sejam úteis para a gestão de um negócio? Então compartilhe o conteúdo em suas redes sociais!